●勤務状況報告書

  1. 概要
  2. 報告書の表示と集計データのCSV出力
  3. 報告書の設定について
  4. 報告書を編集する
  5. 報告書を印刷する
●概要
トップページのタイムカード機能に連動し、日々の出退勤時刻を月毎の勤務状況報告書に記録、表示します。 （タイムカード機能についての詳細は、ヘルプのトップページの章、タイムカードと在席登録の項をご覧ください。）

勤務状況報告書は、タイムカードに連動して出退勤時刻を自動記録する他、日々の勤怠状況を詳細に記録することができます。
また、各管理項目のデータはタイムリーに自動集計され、もしあなたがマネージャであれば、全グループメンバーの報告書をいつでも閲覧確認することができます。

あなたが複数のグループに所属している場合、別グループの勤務状況報告書を管理するには、グループ選択リストボックスから任意のグループを選択します。


●報告書の表示と集計データのCSV出力
勤務状況報告書の画面にアクセスし、今月度のボタンを押してください。あなたの今月度の勤務状況報告書が別ウィンドウで開きます。

この時もしあなたがマネージャであれば、グループメンバーの報告書の閲覧ボタンと報告書集計欄のCSV出力ボタンが表示されます。
 マネージャは、グループメンバーの報告書をいつでも自由に閲覧することができます。また、任意の年月度を指定し、グループメンバーの勤務状況をCSVデータとして出力することができます。

勤務状況報告書は、現在選択しているグループの報告書として表示されます。所属欄には現在選択しているグループ名が、担当欄には現在選択しているグループのマネージャがリストボックスに表示されます（リストボックスそのものに機能はありません）。

報告書は、あなた個人につき、毎月１枚ずつしか持つことができません。もし仮にあなたが複数のグループに所属していたとしても、グループ分の報告書を重ねて持つことはできません。
報告書の締日等の設定はグループごとに設定されています。例えば、Ａグループの締日が10日で、Ｂグループの締日が月末であり、あなたがこの両グループに所属していた場合、あなたの報告書は、毎月の初回のタイムスタンプ時に選択していたグループの締日設定で作成されますのでご注意ください。万一誤った報告書を作成してしまった場合等には、勤務状況報告書の削除ボタンを押すことで、現存する最新の報告書を削除することができます。


先月度、次月度のボタンを押すことで、前後１ヶ月分の勤務状況報告書を閲覧することができます。 この時、先月度または次月度の勤務状況報告書が現在存在していない場合には、画面にその旨のメッセージが表示されるので画面の指示に従ってください。
通常、次月の新しい勤務状況報告書は、毎月の締日を経過した後の最初のタイムスタンプが押された時点で自動で作成されます。



●報告書の設定について
勤務状況報告書はグループごとに、締日、所定休憩時間、所定就労時間、シフト、日付変更時刻が管理者によって設定されています。

報告書の日付の並び（締日）は、毎月あなたが初めてタイムスタンプを押す際に、その時選択しているグループの設定に基づいて決定されます。この報告書における日付の並び順（締日）は、一度報告書が作成されてしまうと後から変更することができません。万一誤った締日設定で報告書を作成してしまった場合等には、勤務状況報告書の削除ボタンを押すことで、現存する最新の報告書を削除することができます。

報告書の所定休憩時間、所定就労時間、シフト欄は、あなたがタイムカードにおいて出社または退社登録を行った際に、その時選択しているグループの設定に基づいて自動で入力されます。

報告書の編集欄と集計欄については、いかなる場合にもあなたが直接データを編集することはできません。
編集欄には、あなたが報告書のデータを手動で編集した場合、強制的にマークが付加されます。
集計欄には、あなたの日々入力する勤怠状況を常に自動で集計して表示します。

基本的に、報告書における灰色の背景部分が自動で入力される部分だと覚えておくとよいでしょう。
報告書における日付の切り替わるタイミング（シフト）についても、予め管理者によって設定された時刻を経過した時点で、報告書上の日付が自動で切り替わります。



●報告書を編集する
報告書には、タイムスタンプやシフト時間の他、遅刻や早退などの勤務状況や、残業や休出などの通常外時間などを記録しておくことができます。この場合、報告書を手動で編集します。また一度入力された情報を修正する場合にも、報告書を手動で編集することになります。

報告書を手動で編集する場合、編集を行う任意の日付欄をクリックします。編集画面の各入力欄では、以下の点に注意して入力または修正を行ってください。
  • 勤務時刻（出勤/退勤） → 時刻の入力は必ず半角英数字を用いて24時間表記で行ってください（例 18:45）。集計欄の勤務日数は、出勤又は退勤の何れかの項目に何らかのデータが入力された場合にカウントされます。したがって、この欄に休暇などの情報を入力した場合にも勤務日数としてカウントされてしまうのでご注意ください。また、勤務時刻の登録をタイムカードから行わなかった場合には、所定時間やシフト欄への自動登録は行われません。
  • 勤務状況 → 通常勤務でない場合に対象となるラジオボタンを選択してください。
  • 所定時間（休憩/就労） → 入力は半角数字の整数または小数で行ってください。単位は時間です。例えば、45分は0.75になります。1時間は、1又は1.0です。
  • 通常外時間 → 入力は半角数字の整数または小数で行ってください。単位は時間です。例えば、30分は0.5になります。2時間は、2又は2.0です。
  • シフト（出勤/退勤） → 時刻の入力のみ受け付けます。時刻の入力は必ず半角英数字を用いて24時間表記で行ってください（例 18:45）。
  • 当直 → 当直の場合にチェックボックスにチェックを入れます。
  • 備考 → 特筆事項がある場合、出来るだけ簡潔に入力を行ってください。

データの編集または修正が終わったら登録ボタンを押します。この時、本当にデータを更新するかどうかの確認メッセージが出るので、誤って操作した場合には操作を取り消してください。
一度データの更新を行うと、該当日の報告書の編集欄にマークが付加されます。
また、日付の最下行に位置する調整欄についても同様の操作でデータを編集することができます。



●報告書を印刷する
報告書を印刷する場合、印刷したい報告書の画面を表示してブラウザから印刷を行います。
この時プリントに、ブラウザが出力するページ情報やURL情報等が記載されてしまう場合があります。これでは美しい報告書とは言えません。ブラウザが出力するページ情報やURL情報等は、ブラウザの設定で印刷されない様にすることができます。 詳しくはブラウザに付属のヘルプやマニュアル等を参照してください。

以下には、InternetExplorerの場合の印刷設定例を記載します。
  • ブラウザのメニューバーより、ファイル(F)をクリックします。
  • ページ設定(U)を選択します。ページ設定画面が表示されます。
  • 用紙サイズはA4を選択します。
  • ヘッダー及びフッター欄を空白にします。
  • 印刷の向きは、縦です。
  • 余白を上下左右とも、5mmに設定します。
  • OKを押して、画面を閉じます。
  • 勤務状況報告書画面上で右クリックし、ダイアログより印刷(I)を選択します。
※状況に合わせて調整してください。

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